สรุปบทที่ 3

สรุปบทที่ 3 การพัฒนาระบบสารสนเทศ

การวางแผนระบบสารสนเทศ

 1.แนวคิด

                จากสภาพแวดล้อมธุรกิจปัจจุบันได้เกิดสภาวการณ์ของการแข่งขันในทางธุรกิจที่รุนแรงขึ้น ธุรกิจจึงได้นำข้อมูลและสารสนเทศ มาใช้เป็นอาวุธสำคัญสำหรับการกำหนดกลยุทธ์ทางการแข่งขันหรือการตอบโต้กับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ

                ศุภิสราพร สุธาทิพยะรัตน์ ได้ให้คำจำกัดความว่า  การวางแผนระบบสารสนเทศ คือ การคาดการณ์ผลลัพธ์ของการนำระบบสารสนเทศมาใช้ เพื่อประกอบการดำเนินงาน ตลอดจนกำหนดวิธีปฏิบัติเพื่อให้ระบบสารสนเทศที่ยำมาใช้บรรลุเป้าหมายขององค์กร ดังนั้น ผลลัพธ์ที่ได้ คือ แผนกลยุทธ์ด้านสารสนเทศที่สอดคล้องและเป็นไปในทิศทางเดียวกันกับแผนกลยุทธ์ขององค์การ

2. กลยุทธ์ธุรกิจ

    2.1 ความหมาย  ณัฐพันธ์ เขจรนันทร์ และไพบูลย์ เกียรติโกมล ได้กล่าวไว้ว่าในอดีต กลยุทธ์จะหมายถึง ศาสตร์หรือศิลป์ที่ใช้ในการบังคับบัญชากองทัพ แต่ในเวลาต่อมามีการนำกลยุทธ์ไปใช้หลากหลายแนวทาง โดยเฉพาะในส่วนการดำเนินงานเชิงรุกของธุรกิจ

                 2.1.1 กลยุทธ์ระดับบริษัท ถูกกำหนดโดยผู้บริหารระดับสูงขององค์การ มีขอบเขตครอบคลุมทั่วทั้งองค์การในระยะยาว เพื่อให้องค์การสามารถอยู่ได้ในอนาคต

                 2.1.2 กลยุทธ์ระดับหน่วยธุรกิจ ถูกกำหนดโดยผู้บริหารระดับกลาง ให้ความสำคัญกับการแข่งขันธุรกิจในแต่ละอุตสาหกรรม การดำเนินงานของผู้บริหารระดับหน่วยธุรกิจ จะต้องเป็นไปในทิศทางเดียวกันกับภาระหน้าที่และวัตถุประสงค์

                 2.1.3 กลยุทธ์ระดับหน้าที่งาน ถูกกำหนดโดยหัวหน้างานตามหน้าที่งานตามธุรกิจ ครอบคลุมการดำเนินงานตามหน้าที่ของหน่วยงาน เพื่อให้การดำเนินงานประสบความสำเร็จภายในช่วงเวลาที่แน่นอน

       2.2 การกำหนดกลยุทธ์ธุรกิจ Porter  ให้ความเห็นว่า ธุรกิจที่ประสบความสำเร็จต้องมีการส่งมอบสินค้าที่มีคุณภาพ หรือสินค้าที่มีราคาต่ำ หรือทั้งสองอย่างให้กับลูกค้า กลยุทธ์พื้นฐาน 2 กลยุทธ์  คือ

                   กลยุทธ์ที่ 1 ต้นทุนต่ำที่สุด เพื่อให้ธุรกิจสามารถกำหนดราคาขายสินค้าและการเตรียมพร้อมสำหรับการแข่งขันทางธุรกิจได้

                   กลยุทธ์ที่ 2 ความแตกต่างของผลิตภัณฑ์ คือ การสร้างจุดเด่นของสินค้าและบริการ ให้มีความแตกต่างจากคู่แข่งขันทางธุรกิจ เช่น เน้นถึงรูปแบบของผลิตภัณฑ์

                นอกจากนี้ ยังมีการกำหนดกลยุทธ์เพื่อวางตำแหน่งของธุรกิจ 3 วิธี ดังนี้

                                วิธีที่ 1 กลยุทธ์แบบหลากหลาย เช่น ธุรกิจจำหน่ายน้ำมัน ที่เปิดให้บริการทั้งร้านจำหน่ายอาหารและสินค้าสะดวกซื้อ

                                วิธีที่ 2 กลยุทธ์แบบสนองความต้องการ เช่น การเปิดร้านถ่ายเอกสารในสถานการศึกษา

                                วิธีที่ 3 กลยุทธ์แบบเข้าถึง เกี่ยวข้องกับการให้บริการลูกค้าเฉพาะกลุ่ม

3. กระบวนการวางแผน

         จำแนกกระบวนการวางแผนระบบสารสนเทศได้เป็น 5 ขั้นตอน คือ

                ขั้นตอนที่ 1 การกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ซึงถือเป็นแนวทางของการวางแผนเพื่อให้บุคลากรทุกฝ่ายงานสามารถเข้าใจได้ตรงกัน

                ขั้นตอนที่ 2 การวางแผนสิ่งแวดล้อม

                                - สิ่งแวดล้อมภายในองค์การ พิจารณาความสามารถของบุคลากรในองค์การ

                               -สิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ พิจารณาถึงปัจจัยการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีสารสนเทศทั้งด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์

                ขั้นตอนที่ 3 การจับประเด็นกลยุทธ์ เลือกทิศทางที่องค์การจะก้าวไปในอนาคตหรือในระยะยาว

                ขั้นตอนที่ 4 การกำหนดนโยบาย โดยใช้กลยุทธ์เป็นตัวบอกถึงทิศทางที่ธุรกิจดำเนินไป

                ขั้นตอนที่ 5 การกำหนดขั้นตอนการทำงาน เพื่อควบคุมการทำงานของผู้ปฏิบัติงาน

4. การวางแผนเชิงกลยุทธ์

                ขั้นตอนที่ 1 การกำหนดภาระหน้าที่ของหน่วยงานสารสนเทศ โดยการสร้างทีมงาน

                ขั้นตอนที่ 2 การประเมินสภาวะแวดล้อม โดยประเมินความเสี่ยง

                ขั้นตอนที่ 3 การกำหนดวัตถุประสงค์ ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์การ

                ขั้นตอนที่ 4 การกำหนดแนวทางกลยุทธ์ การใช้สารสนเทศระยะยาว

                ขั้นตอนที่ 5 การกำหนดนโยบายสารสนเทศ เป็นแนวทางการปฏิบัติงาน

                ขั้นตอนที่ 6 การสร้างแผนระยะยาวและระยะสั้น

                                           -   แผนระยะยาว เป็นแผนที่ใช้ในช่วงเวลา 3-5 ปีข้างหน้า เช่น วัตถุประสงค์พร้อมคำอธิบายที่ชัดเจน

                                           -   แผนระยะสั้น เป็นแผนที่ใช้ในช่วงเวลา 1-2 ปีข้างหน้า โดยนำแผนระยะยาวมาแตกย่อยเป็นแผนปฏิบัติงาน เพื่อกำหนดของเขตที่ชัดเจน

                ขั้นตอนที่ 7 การดำเนินการตามแผนระยะสั้นและระยะยาวที่วางไว้

การเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ

1. การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบัน โดยมีจุดเน้นการใช้ทรัพยากรมนุษย์ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด การใช้เทคโนโลยีภายใต้สำนักงานอัตโนมัติ เพื่อลดการสูญเสียทรัพยากรให้น้อยลงและก่อให้เกิดสภาพสำนักงานไร้กระดาษ  ซึ่งองค์การนิยมนำมาประยุกต์ใช้ในปัจจุบัน มีดังนี้

           1.1 เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ปัจจุบันมีแนวโน้มที่จะใช้ฮาร์ดแวร์ขนาดเล็กลงและมีประสิทธิภาพการใช้งานที่สูงขึ้น

                1.2 เทคโนโลยีฐานข้อมูล ปัจจุบันใช้ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ในการจัดเก็บข้อมูล แต่ในอนาคตมีแนวโน้มที่จะนำเทคโนโลยีฐานข้อมูลเชิงวัตถุและฐานข้อมูลหลายมิติมาใช้งานทางธุรกิจ

                1.3 เทคโนโลยีอีคอมเมิร์ช มักใช้ในองค์การที่เล็งเห็นความสำคัญในส่วนของการประกอบธุรกรรมทางการค้าผ่านทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์

                1.4 เทคโนโลยีด้านการรับชำระหนี้ค่าสินค้าหรือบริการ ปัจจุบันมีการร่วมมือระหว่างธนาคารกับองค์การ ห้างร้านทั่วไป

                1.5 เทคโนโลยีด้านความมั่นคงของระบบข้อมูล มีการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ร่วมกับระบบเครือข่ายข้อมูล จำเป็นจะต้องติดตั้งด่านกันบุกรุก ซอฟต์แวร์ต่อต้านไวรัส หรือการจัดการรหัสผู้ใช้

                1.6 เทคโนโลยีการทำดิจิทัลให้เหมาะสมที่สุด ที่นิยมใช้ในสำนักงานไร้กระดาษ

                1.7 เทคโนโลยีไร้สาย เป็นรูปแบบการเคลื่อนย้ายข้อมูลจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่งผ่านคลื่นอากาศ

                1.8 เทคโนโลยีสำนักงานเสมือน คือ การทำงานที่ไม่จำเป็นต้องใช้สำนักงาน

                1.9 เทคโนโลยีระบบประยุกต์ด้านการสื่อสาร เช่น อีเมล์ ไปรษณีย์เสียง ข่าวสารแบบกรณีตัวอย่าง

2. แนวโน้มเทคโนโลยีสารสนเทศในอนาคต 

               Turban et al. (2006, p.27) ได้ระบุแนวโน้มของเทคโนโลยีสารสนเทศในอนาคต ดังนี้

       2.1 ชิป ถูกนำมาใช้เป็นตัววัดพลังอำนาจของเครื่องคอมพิวเตอร์ด้วยประสิทธิภาพที่เหนือกว่านับ 100 เท่า กฎของมัวร์ ได้ทำนายว่า พลังงานด้านการประมวลผลของซิลิกอนชิป จะเพิ่มขึ้นเป็น 2 เท่าในทุก ๆ 18 ปี ปัจจุบันได้มีการผลิตชิปอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจะมีพลังงานเพิ่มขึ้นเป็น 10เท่าในทุก ๆ 3 ปีจึงส่งผลต่อความเร็วในการประมวลผลที่เหนือกว่าเดิมถึง 500 เท่า

       2.2 หน่วยเก็บ เนื่องจากความสามารถในการเก็บข้อมูลในปริมาณมากมีความจำเป็นต่อระบบประยุกต์ชั้นสูง จึงมีการผลิตอุปกรณ์ใหม่และคิดค้นวิธีการใหม่ ๆ เพื่อเพิ่มปริมาณความจุในลักษณะของเมมโมรีสติ๊ก

       2.3 สภาพแวดล้อมเชิงอ็อบเจกต์ เป็นนวัตกรรมใหม่ ในส่วนการเขียนโปรแกรมและการใช้คอมพิวเตอร์ ส่งผลให้มีการลดต้นทุนการเขียนโปรแกรม ซึ่งจะช่วยสนับสนุนการใช้ข้อมูลร่วมกัน

       2.4 เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ซ่อมบำรุงด้วยตนเอง เป็นเครื่องซูเปอร์คอมพิวเตอร์ชื่อ เอลิซา ซึ่งมีความสามารถในการคำนวณด้วยความเร็วสูง ปราศจากมนุษย์เข้ามาแทรกแซง

       2.5 คอมพิวเตอร์แบบควอนตัม ซึ่งนำไปสู่การผลิตหน่วยคำนวณที่เล็กสุด จะมรความเร็วของการประมวลผลที่สูงกว่าเครื่องซูเปอร์คอมพิวเตอร์หลายร้อยเท่า

        2.6 นาโนเทคโนโลยี ประกอบจากโมเลกุลที่มีความเร็วสูงสุด มีโครงสร้างแบบคริสตัล พกติดตัวได้ ใช้ไฟน้อย หน่วยเก็บความจุสูง

                         การได้มาซึ่งระบบสารสนเทศ

1. การจัดซื้อซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ 

            Hall (2004. p.7) ระบุว่า การจัดซื้อซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์จากตลาดซอฟต์แวร์ สามารถเลือกใช้ได้ 2 รูปแบบ คือ

               รูปแบบที่ 1 ระบบพร้อมสรรพ คือ ซอฟต์แวร์ที่ได้รับการพัฒนาอย่างสมบูรณ์และผ่านการทดสอบโปรแกรมเรียบร้อย พร้อมที่จะติดตั้งใช้งาน อยู่ในรูปของซอฟต์แวร์อเนกประสงค์หรือซอฟต์แวร์ธุรกิจอุตสาหกรรมที่ถูกสั่งทำโดยเจาะจง

                รูปแบบที่ 2 ระบบแกนหลัก ประกอบด้วยระบบโครงสร้างพื้นฐาน โดยมีการวางโปรแกรมตรรกะของการประมวลผลไว้ล่วงหน้า

   2. การใช้บริการภายนอก 

                เป็นรูปแบบการจัดจ้างองค์การภายนอกให้ทำการพัฒนาซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ อยู่ในรูปแบบของระบบสนับสนุนจากผู้ขาย คือ ซอฟต์แวร์พาณิชย์ที่ถูกสั่งทำขึ้น ทางเลือกของระบบนี้ คือ งานบริการทางกฎหมายที่มีความต้องการระบบที่ซับซ้อน

     3. การพัฒนาระบบขึ้นใช้งานในองค์การเอง องค์การจึงจำเป็นต้องจัดตั้งทีมงานโดยคัดเลือกจากบุคลากรด้านสารสนเทศภายในองค์การ เลือกใช้วิธีพัฒนาระบบที่เหมาะสมกับความต้องการ งบประมาณ และระยะเวลา

                สรุปได้ว่า ภายในองค์การหรือห้างร้านที่เป็นธุรกิจขนาดเล็ก มีความต้องการด้านสารสนเทศที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน แต่ในองค์การขนาดใหญ่ที่มีลักษณะเฉพาะและความต้องการข้อมูลมักเปลี่ยนแปลงเสมอ อาจเลือกใช้แนวทางการใช้บริการภายนอกหรือการพัฒนาระบบขึ้นใช้งานเองภายในองค์การ กระบวนการพัฒนาระบบ โดยทั่วไปนิยมใช้ 2 รูปแบบ คือ รูปแบบวัฏจักรการพัฒนาระบบ และรูปแบบวิศวกรรมสารสนเทศ

การพัฒนาระบบ

                คือ แนวทางการได้มาซึ่งระบบสารสนเทศ เพื่อใช้ในองค์การ อาจใช้เงินลงทุนและช่วงเวลาในการพัฒนาระบบค่อนข้างสูงต้องสร้างทีมงานพัฒนาระบบขึ้น

  1. ระเบียบวิธีพัฒนาระบบ บางองค์การต้องการเพียงแค่ปรับปรุงระบบเดิม แต่บางองค์การต้องการพัฒนาระบบสารสนเทศขึ้นมาใหม่

                1.1 วิธีการพัฒนาโดยใช้แบบจำลองน้ำตก เป็นวิธีการที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย

                                1.1.1 แบบอนุรักษ์ ต้องทำขั้นตอนก่อนหน้าให้เสร็จก่อน จึงสามารถทำงานขั้นตอนต่อไปได้ การย้อนกลับจะต้องไปเริ่มต้นใหม่ทุกครั้ง

                                1.1.2 แบบตรวจทบทวน มีตรวจทานและทบทวนในทุก ๆ ขั้นตอน อีกทั้งยังสามรถย้อนกลับไปทบทวนขั้นตอนก่อนหน้าได้

                                1.1.3 แบบเหลี่ยม ทำแต่ละขั้นตอนคู่ขนานกันไปโดยไม่ต้องรอขั้นตอนก่อนหน้าเสร็จก่อน

                1.2 วิธีการพัฒนาโดยใช้ต้นแบบ จะมีการแทรกขั้นตอนการพัฒนาต้นแบบ อยู่ระหว่างขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบและออกแบบ และใช้ต้นแบบนี้เป็นเครื่องตรวจสอบระบบที่กำลังจะพัฒนาให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้

                1.3 วิธีการพัฒนาระบบประยุกต์อย่างเร็ว มีวัฏจักรการพัฒนาระบบแบบสั้น ๆ และตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ดี มุ่งเน้นการมีส่วนร่วมของผู้ใช้ในการพัฒนาระบบ

                1.4 วิธีการพัฒนาแบบยืดหยุ่น มีการประชุมแบบเผชิญหน้ากัน ระหว่างผู้ใช้ระบบกับทีมงานพัฒนาระบบ เพื่อกำหนดการเปลี่ยนแปลงและร่วมกันทดสอบระบบว่าพร้อมที่จะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้หรือไม่

                1.5 วิธีการพัฒนาระบบแบบร่วมมือ เป็นกระบวนการด้านการเก็บรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้ที่เน้นความร่วมมือ มุ่งเน้นการกำหนดปัญหา และหาทางออกของปัญหา

                นอกจากระเบียบวิธีการพัฒนาระบบ มีวิธีขั้นตอนพื้นฐานให้องค์การสามารถมาใช้ประยุกต์ร่วมกับ 5 วิธีข้างต้น ดังนี้

                วิธีที่ 1 วิธีจากล่างขึ้นบน คือ วิธีการพัฒนาระบบสารสนเทศจากระบบเดิมที่มีอยู่ไปสู่ระบบใหม่ที่ต้องการ โดยมีการตรวจสอบและการทบทวนระบบปัจจุบัน

                วิธีที่ 2 วิธีการบนลงล่าง คือ วิธีพัฒนาระบบที่เหมาะสมที่สุดกับการจัดการระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ โดยพิจารณาถึงความต้องการของผู้บริหารระดับสูงเป็นหลัก หลังจากนั้น จึงทำการพัฒนาะระบบหลักให้ตรงกับความต้องการของผู้บริหาร

2. วัฏจักรการพัฒนาระบบ

                คือ ขั้นตอนหรือกระบวนการที่ใช้ในการพัฒนาระบบประยุกต์ใช้งานทางคอมพิวเตอร์ทั่วไปที่มักนิยมใช้แบบจำลองน้ำตก โดย เชลลี, แคชแมน และโรเซนแบลทท์ (Shelly, Cashman and Rosenblatt,2546, p.19) จำแนกวัฏจักรการพัฒนาระบบได้ 5 ขั้นตอน ดังนี้

                2.1 การวางแผนระบบ ประกอบไปด้วย 2 ส่วน คือ

                                2.1.1 การกำหนดและเลือกโครงการ เพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศใหม่หรือการเพิ่มสมรรถนะของระบบสารสนเทศที่มีอยู่เดิม มีการกำหนดปัญหาในส่วนขอบเขตและสาเหตุของปัญหา รวมทั้งมีการศึกษาความเป็นไปได้ของระบบงานใหม่ ผลที่ได้จากขั้นตอนนี้ คือ การเรียงลำดับความสำคัญของระบบที่ต้องการพัฒนา ซึ่งเป็นผลลัพธ์ของการแก้ไขปัญหาธุรกิจหรือสร้างโอกาสทางธุรกิจ

                                2.1.2 การริเริ่มและวางแผนโครงการ เพื่อแจ้งให้ทราบถึงสถานการณ์ทางธุรกิจและวิธีการ เพื่อแก้ไขปัญหาหรือการสร้างโอกาสใหม่ทางธุรกิจ โดยผลลัพธ์จากขั้นตอนนี้ คือ คำขอหรือรายงานโครงการพัฒนาระบบที่ผ่านการอนุมัติในขั้นต้น ซึ่งอาจเป็นการปรับเปลี่ยนระบบงานเดิมที่มีอยู่ หรืออาจเป็นการพัฒนาระบบงานใหม่

                2.2 การวิเคราะห์ระบบ ผ่านการกำหนดความต้องการข้อมูลของระบบ เพื่อนำไปสู่การกำหนดโครงสร้างของความต้องการนั้น ๆ ในขั้นนี้เป็นการศึกษาระบบอย่างละเอียด เพื่อนำมาใช้วิเคราะห์ความต้องการของข้อมูล โดยใช้วิธีการศึกษาและพัฒนาแบบจำลองทางตรรกะ ผลลัพธ์ที่ได้จากขั้นตอนนี้ คือ การระบุถึงคุณลักษณะของฟังก์ชันการทำงานระบบที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้สารสนเทศ

                2.3 การออกแบบระบบ เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์ระบบมาทำการออกแบบระบบใหม่ภายใต้คุณลักษณะที่ต้องการ มุ่งเน้นวิธีการแก้ปัญหา หรือแก้ปัญหาอย่างไร ซึ่งลำดับขั้นตอนการออกแบบโดยทั่วไป ดังนี้

                                1. การออกแบบรายงานและจอภาพ

                                2. การออกแบบข้อมูลนำเข้า

                                3. การออกแบบผังงานระบบ

                                4. การออกแบบฐานข้อมูลเชิงตรรกะ

                                5. การสร้างต้นแบบ

                2.4 การทำให้เกิดผล เป็นการติดตั้งและใช้งานระบบที่พัฒนาขึ้นใหม่ ประกอบด้วย

                                2.4.1 การพัฒนาโปรแกรม เป็นการสร้างฐานข้อมูลและชุดคำสั่ง หรือการเขียนโปรแกรมเพื่อสร้างระบบประยุกต์ การพัฒนาโปรแกรมที่ดี มีดังนี้

                                                1. มีการสร้างฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างตามที่ได้ออกแบบไว้

                                                2. มีการพัฒนาโปรแกรมจากที่ได้วิเคราะห์และออกแบบไว้

                                                3. มีการเลือกภาษาที่เหมาะสม และพัฒนาต่อง่าย

                                                4. มีการใช้เครื่องมือเคสช่วยพัฒนาโปรแกรม

                                                5. มีการจัดทำเอกสารประกอบการพัฒนาโปรแกรม

                                2.4.2 การทดสอบโปรแกรม เป็นการติดตั้งใช้งานโปรแกรมภายใต้ระบบทดสอบ โดยมักมีการกำหนดข้อมูลทดสอบ ซึ่งเลียนแบบข้อมูลจริง

                                2.4.3 การอบรมผู้ใช้ โดยจะต้องทำการฝึกอบรมผู้ใช้ระบบให้เกิดความมั่นใจในการใช้ระบบงานใหม่

                                2.4.4 การทำให้เกิดผล จะดำเนินการติดตั้งระบบต่อไป โดยขั้นตอนที่ทำให้เกิดผล มีดังนี้

                                                1. ศึกษาสภาพแวดล้อมของพื้นที่ที่จะติดตั้ง

                                                2. เตรียมอุปกรณ์ส่วนต่าง ๆ ให้พร้อม

                                                3. เตรียมทีมงานผู้เชี่ยวชาญ และฝ่ายสนับสนุนเทคนิค

                                                4. ลงซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ให้ครบถ้วน

                                                5. การดำเนินการใช้ระบบใหม่

                                                6. จัดเตรียมเอกสารประกอบระบบและคู่มือการใช้งาน

                                2.4.5 การประเมินผลระบบ ผลลัพธ์ที่ได้จากขั้นตอนนี้ คือ ชุดคำสั่งของระบบประยุกต์ซึ่งทำงานได้อย่างถูกต้อง รวมทั้งเอกสารประกอบระบบ และเอกสารของการฝึกอบรมผู้ใช้

                2.5 การสนับสนุนระบบ เป็นการติดตามดูแลการปฏิบัติงาน รวมทั้งผลประโยชน์ที่องค์การได้รับจากการใช้ระบบใหม่ โดยขั้นตอนการบำรุงรักษาระบบ มีดังนี้

                                1. การแก้ไขโปรแกรม จะต้องทำการแก้ไขทันทีที่พบข้อผิดพลาด

                                2. การขยายระบบ โดยเพิ่มเติมมอดูล และอุปกรณ์เท่าที่จำเป็น

                                3. การบำรุงรักษา ทั้งด้านซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์

                ผลลัพธ์ที่ได้ คือ คำตอบของการตรวจสอบที่มีความแม่นยำ

 3. วิศวกรรมสารสนเทศ (Information Engineering : IE) โดยมักนำมาใช้ร่วมกับวิธีการพัฒนาระบบจากบนลงล่างที่ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน คือ

                3.1 การวางแผนกลยุทธ์สารสนเทศ คือ การกำหนดเป้าหมายของการพัฒนาระบบ และกำหนดถึงปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อความสำเร็จขององค์การ (Critical Success Factor : CSF) มุ่งการค้นหาหน้าที่งานหลักและสารสนเทศที่ใช้ในองค์การ เพื่อสนับสนุนการสร้างโอการของธุรกิจ

                3.2 การวิเคราะห์ส่วนของธุรกิจ ศึกษาและวิเคราะห์เพื่อแยกหน้าที่รวมออกเป็นส่วน ๆ เพื่อกำหนดถึงข้อมูลกระบวนการและความสัมพันธ์ของกระบวนการและข้อมูล มีการทบทวนระบบงานในปัจจุบัน พร้อมทั้งกำหนดกรอบงานของระบบสารสนเทศ เป็นการพัฒนาแยกที่ละระบบ

                3.3. การออกแบบระบบ เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากขั้นตอนที่ 1 และขั้นตอนที่ 2 มากำหนดรูปแบบระบบใหม่ที่จะพัฒนาขึ้น ซึ่งอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ใช้ระบบ

                3.4 การสร้างระบบ เป็นการพัฒนาชุดคำสั่งจากโครงสร้างระบบ อาจใช้เป็นเครื่องมือช่วยสร้างชุดคำสั่งอัตโนมัติ เพื่อประหยัดเวลาและข้อผิดพลาดในการเขียนชุดคำสั่ง

 4. ปัจจัยที่ส่งผลกระทบต่อการพัฒนาระบบ

                4.1 กลยุทธ์ของธุรกิจ ธุรกิจควรทำการกำหนดกิจกรรมการทำงานของระบบสารสนเทศให้มีความสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ด้านระบบสารสนเทศและแผนกลยุทธ์ของธุรกิจเพื่อสร้างพลังขับเคลื่อนสู่ความสำเร็จ โดยจะแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละงานออกจากกัน และเพิ่มกระบวนการควบคุมและตรวจสอบ

                4.2 เทคโนโลยีสารสนเทศ เช่น การนำรหัสแท่งมาใช้ในงานด้านการบริหารสินค้าคงคลังของธุรกิจ เพื่อผลของการบันทึกข้อมูลทางการบัญชี รวมทั้งมีการปรับยอดคงเหลือของสินค้าซึ่งเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ผู้บริหารมีหน้าที่คอยตรวจสอบความเคลื่อนไหวของรายการต่าง ๆ เพื่อควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามแผนกลยุทธ์

                4.3 วัฒนธรรมองค์การ เช่น การกระจายอำนาจของการตัดสินใจ การจัดโครงสร้างองค์การให้แบนราบ เป็นต้น

เทคนิคการใช้แผนภาพกระแสข้อมูล

                นิยมนำมาใช้ในการวิเคราะห์ระบบเชิงโครงสร้างเพื่อแสดงทิศทางการส่งผ่านข้อมูลในระบบความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลรับเข้าและข้อมูลส่งออกกับกระบวนการ แต่ไม่สื่อให้เห็นถึงวิธีการประมวลผล โดยใช้สัญลักษณ์สื่อความหมายให้เข้าใจและเขียนในลักษณะรูปภาพหรือแผนภูมิ ถูกใช้เป็นเครื่องมือช่วยงานด้านการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบ

1.สัญลักษณ์ที่ใช้สร้างแผนภาพ ที่นิยมใช้ คือ

                        1. มาตรฐานของเกนและซาร์สัน

                         2. มาตรฐานของดีมาร์โคและโยร์ดอน

                จะประกอบด้วย 4 ส่วนประกอบ คือ กระบวนการ กระแสข้อมูล หน่วยเก็บข้อมูล และหน่วยงานหรือเอนทิตีภายนอก นอกจากสัญลักษณ์ที่ใช้แทนส่วนประกอบทั้ง 4 แผนภาพกระแสข้อมูลแล้ว ยังมีการเขียนชื่อย่อขององค์ประกอบบรรจุอยู่ในแผนภาพด้วย เพื่อสื่อให้ผู้ใช้แผนภาพมีความเข้าใจชัดเจนยิ่งขึ้น

 2. ระดับของแผนภาพ

                ระดับที่ 1 แผนภาพบริบท คือ โครงสร้างเริ่มแรกซึ่งแสดงให้เห็นภาพรวมและขอบเขตของกระบวนงาน ในการเขียนแผนภาพจะเริ่มต้นจากการวางสัญลักษณ์ของหนึ่งกระบวนการที่ใช้แทนระบบงานทั้งระบบไว้กลางหน้ากระดาษ และวางสัญลักษณ์ของเอนทิตีภายนอกที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของระบบไว้รอบ ๆ กระบวนการ

                ระดับที่ 2 แผนภาพระดับหนึ่ง คือ โครงสร้างที่ใช้อธิบายในรายละเอียดของแผนภาพบริบทที่เปรียบเสมือนกล่องดำ โดยแสดงกระแสข้อมูลและเอนทิตีภายนอกที่คงเดิม แต่อาจเพิ่มเติมรายละอียดในส่วนหน่วยเก็บข้องมูลและกระแสข้อมูลที่เพิ่มเติมขึ้น กระแสนำเข้าและกระแสนำออก อาจใช้สัญลักษณ์ของหัวลูกศร 2 ทิศทางก็ได้ ซึ่งมีการแตกรายละเอียดจากกระบวนการหมายเลข 0 ของแผนภาพบริบทจะใช้หมายเลขอ้างอิงตั้งแต่หมายเลข 1.0 ขึ้นไป โดยจะแสดงถึงลำดับขั้นตอนของระบบ

                ระดับที่ 3 แผนภาพระดับสอง คือ โครงสร้างที่ใช้อธิบายในแผนภาพของแผนภาพระดับหนึ่ง มาขยายรายละเอียดให้ชัดเจนยิ่งขึ้นในแต่ละกระบวนการ สำหรับกานใช้หมายเลขอ้างอิงเพื่อกำกับกระบวนการหน่วยย่อยในแผนภาพระดับล่าง จะใช้สัญลักษณ์ของตัวเลขทศนิยม 1 ตำแหน่ง เช่น 1.1 … 1.3 หรือ 2.1 … 2.3 เป็นต้น

เทคนิคการใช้แผนภาพกระแสงาน

                นิยมนำมาใช้ในการสื่อสารระหว่างผู้พัฒนาระบบและผู้ใช้ระบบ เพื่อให้มีความเข้าใจตรงกัน อีกทั้งยังใช้แสดงทิศทางของกระแสลานที่เกิดขึ้นภายในระบบ เพื่อนำส่งต่อผู้รับสารสนเทศ ในการเขียนแผนภาพกระแสงาน จะสามารถใช้สัญลักษณ์ และสัญรูปใด ๆ ก็ได้ ซึ่งอาจเขียนในลักษณะของระบบ คือ เริ่มจาก ข้อมูลนำเข้าไปสู่กระบวนการและไปสู่ข้อมูลส่งออก เพื่อง่ายต่อการใช้วิเคราะห์กระแสงานที่เกิดขึ้นภายใน

การจัดการทรัพยากรสารสนเทศ

1. แนวคิด

                ระบบสารสนเทศทีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ ในส่วนของการช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานและการเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันเพื่อช่วยสนับสนุนธุรกิจให้อยู่รอดในอนาคต อีกทั้งยังช่วยเพิ่มคุณค่าของสินค้าและบริการ

2. กระบวนการจัดการ

                2.1 การวางแผน จะต้องสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ขององค์การ

                2.2 การจัดโครงสร้าง อาจอยู่ในรูปแบบของศูนย์คอมพิวเตอร์หรือฝ่ายระบบสารสนเทศ มีการกำหนดตัวผู้บริหารระดับสูงให้ดำรงตำแหน่ง ซีไอโอ เพื่อควบคุมดูแลการทำงานของบุคลากร

                2.3  การจัดลำดับงาน เป็นเป้าหมายของการพัฒนาระบบ มักจะมีความสำคัญแตกต่างกันจึงจำเป็นต้องจัดลำดับก่อน- หลังของระบบ

                2.4 การควบคุม เป็นเป้าหมายของการควบคุมดูแล ประกอบด้วยมาตรฐานของอุปกรณ์ การพัฒนาระบบ การปฏิบัติการ ความมั่นคงของระบบ รวมทั้งการงบประมาณ

                2.5 การสั่งการ ครอบคลุมถึงงานทุกด้านของระบบสารสนเทศ ภายใต้การสั่งการของผู้บริหาร เป็นงานที่ต้องอาศัยประสบการณ์และความสามารถด้านการสื่อสารของผู้บริหาร

                2.6 การรายงาน จัดทำรายงานสรุปเสนอต่อผู้บริหารระดับสูง เพื่อให้ทราบถึงความก้าวหน้าในการปฏิบัติงาน

                2.7 การจัดทำงบประมาณ โดยมีการคาดคะเนค่าใช้จ่าย  เพื่อทำการเสนอของบประมาณค่าใช้จ่ายด้านต่าง ๆ หลังจากนั้น จึงควบคุมค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานให้เป็นไปตามงบประมาณที่ตั้งไว้

 3. การจัดการทรัพยากรฮาร์ดแวร์ 

               เพื่อสามารถบริหารการใช้ทรัพยากรได้อย่างถูกต้อง โดยเฉพาะอุปกรณ์ด้านหน่วยเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ มีการใช้ระบบงานแบบออนไลน์ เพื่อตอบสนองความต้องการใช้ข้อมูลตลอด 24 ชั่วโมง นอกจากนี้ยังมีการวางแผนเพื่อขยายความจุของระบบ ตลอดจนมีการติดตามแนวโน้มความเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี

  4. การจัดการทรัพยากรซอฟต์แวร์ 

                รวมถึงซอฟต์แวร์ระบบและซอฟต์แวร์ประยุกต์ ตลอดจนซอฟต์แวร์ของระบบสื่อสาร ผู้บริหารจึงต้องตัดสินใจในการจัดหาและใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์ เช่น ควรจะใช้วิธีเช่าซอฟต์แวร์หรือพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นใช้เอง เป็นต้น ปัจจุบัน ผู้ให้บริการด้านซอฟต์แวร์แบบออนไลน์ทั้งบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต และเครือข่ายส่วนตัวที่เรียกว่า เอเอสพี ผลลัพธ์ คือ ระบบสารสนเทศทันสมัยอยู่เสมอ

5. การจัดการทรัพยากรข้อมูล 

               ธุรกิจจะจัดเก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลของระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งต้องอาศัยซอฟต์แวร์ระบบจัดการฐานข้อมูล ในส่วนของการจัดเก็บค้นคืนและควบคุมความบูรณภาพของข้อมูล มีการสร้างรูปแบบของฐานข้อมูลหลายมิติ  เพื่อช่วยงานด้านการวิเคราะห์ข้อมูลรูปแบบต่าง ๆ ร่วมกับซอฟต์แวร์ด้านวิเคราะห์ข้อมูลโดยตรงและมักจะนำมาใช้ในด้านงานการตลาด  เพื่อใช้เป็นแหล่งรวบรวมข้อมูลในอดีตและปัจจุบันที่มีประโยชน์ อีกทั้งยังพัฒนาซอฟต์แวร์เหมืองข้อมูล มาใช้งานด้านการวิเคราะห์ข้อมูล

 6. การจัดการทรัพยากรระบบสื่อสารและเครือข่าย 

             ควรคำนึงถึงการเลือกช่องทางการสื่อสารทั้งชนิดใช้สายและไร้สาย รวมทั้งความเร็วในการถ่ายทอดข้อมูล โทโพโลยีของระบบเครือข่าย ขอบเขตการใช้งานของระบบ ปัจจุบันมีผู้ให้บริการะบบเครือข่ายที่เรียกว่า เครือข่ายมูลค่าเพิ่ม โดยบริการให้เช่าเครือข่ายส่วนตัวเพื่อเชื่อมโยงข้อมูลขององค์การกับองค์การอื่น ซึ่งใช้ระบบการสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

โครงสร้างหน่วงงานสารสนเทศ

                1. หน่วยวิเคราะห์และออกแบบระบบ คือ หน่วยงานที่มีหน้าที่ศึกษา วิเคราะห์ พัฒนาและออกแบบระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ เพื่อสนองความต้องการของธุรกิจและผู้ใช้สารสนเทศ เพื่อเสนอโครงร่างระบบงานใหม่ที่จะได้รับการพัฒนาขึ้นใช้ในอนาคต บุคลากรในหน่วยงานนี้ คือ หัวหน้าโครงการและนักวิเคราะห์ระบบ

                2. หน่วยเขียนชุดคำสั่ง คือ หน่วยงานที่มีหน้าที่นำโครงร่างของการออกแบบระบบงานใหม่ มาพัฒนาชุดคำสั่งเพื่อใช้งานในระบบสารสนเทศ การพัฒนาชุดคำสั่งเพื่อใช้งานในระบบสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ ชุดคำสั่งของระบบละชุดคำสั่งของระบบประยุกต์ บุคลากรในหน่วยงานนี้ คือ โปรแกรมเมอร์และวิศวกรชุดคำสั่ง

                3. หน่วยปฏิบัติการและบริการ คือ หน่วยงานที่มีหน้าที่ควบคุมและจัดการส่วนฮาร์ดแวร์ ตลอดจนอุปกรณ์สนับสนุนให้สามารถทำงานร่วมกันได้ อีกทั้งอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ บุคลากรในหน่วยงานนี้ คือ พนักงานควบคุมเครื่อง พนักงานควบคุมเวลาการใช้ระบบ และพนักงานจัดเก็บสื่อและข้อมูล

บุคลากรด้านสารสนเทศ

                1. หัวหน้าพนักงานสารสนเทศ ( Chief Information Officer : CIO) คือ ผู้บริหารระดับสูงขององค์การ มีหน้าที่ควบคุมดูแลงานด้านการบริหารระบบสารสนเทศ และมีหน้าที่รับผิดชอบด้านการวางแผน การกำหนดนโยบาย การควบคุมการปฏิบัติงาน อีกทั้งยังเป็นที่ปรึกษาแก่เจ้าหน้าที่ฝ่ายงานต่าง ๆ

                2. นักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst : SA) คือ บุคลากรผู้ทำหน้าที่วิเคราะห์และออกแบบระบบประยุกต์ใช้งานในองค์การ ตลอดจนวางแผนในระยะยาว เพื่อการนำระบบประยุกต์ที่พัฒนาขึ้นมาใช้ภายใต้การทำงานของระบบงานใหม่

             3. ผู้เขียนชุดคำสั่ง (Programmer) คือ บุคลากรผู้ทำหน้าที่เขียนชุดคำสั่ง เพื่อควบคุมงานที่ปฏิบัติในระบบต่าง ๆ สร้างกระบวนการคิดเป็นระบบและขั้นตอน แบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม คือ ผู้เขียนชุดคำสั่งของระบบและผู้เขียนชุดคำสั่งประยุกต์งาน

             4. ผู้ควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer Operator) คือ บุคลากรผู้ทำหน้าที่ดูแลและควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่าย โดยทำการวิเคราะห์หาสาเหตุและแก้ไขการหยุดชะงักของระบบได้

             5. ผู้จัดตารางเวลา (Scheduler) คือ บุคลากรผ้ทำหน้าที่จัดสรรเวลาใช้เครื่องให้กับงานแต่ละงาน เพื่อให้การใช้เวลาในการประมวลผลข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะต้องมีความรู้ความเข้าใจในลักษณะงานและการทำงานด้านการประมวลผลข้อมูล

             6. บรรณารักษ์ (Librarian) คือ บุคลากรผู้ทำหน้าที่เก็บรักษาสื่อบันทึกซึ่งใช้เก็บข้อมูลและชุดคำสั่งระบบงาน มีการจัดทำรายการและดรรชนี เพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลให้เป็นไปอย่างรวดเร็ว

             7. พนักงานบันทึกข้อมูล (Data Entry Operator)  คือ บุคลากรผู้ทำหน้าที่นำข้อมูลจากเอกสารเบื้องต้น มาจัดให้อยู่ในรูปแบบที่ส่วนของเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้

                                                                         
   อ้างอิง : รุจิจันทร์ พิริยะสงวนพงศ์. สารสนเทศทางธุรกิจ.