สรุปบทที่ 4 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการและการตัดสินใจ
แนวคิดและองค์ประกอบ
1. แนวคิด
ปัจจุบัน องค์การธุรกิจได้นำระบบสารสนเทศ มาใช้ร่วมกับเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพสูงและต้นทุนการใช้งานต่ำ เช่น ระบบคอมพิวเตอร์ และระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต จึงก่อให้เกิดระบบสารสนเทศที่หลากหลายรูปแบบ เช่น ระบบสารสนเทศตามหน้าที่งาน ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการและระบบสารสนเทศสนับสนุนการตัดสินใจ
ดังนั้น องค์การจึงมีการประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ และระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ควบคู่ไปกับการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งการพาณิชย์เคลื่อนที่ ได้อย่างต่อเนื่องจนถึงปัจจุบัน
2. องค์ประกอบ
2.1 ฐานข้อมูล หมายถึง หน่วยเก็บและรวบรวมข้อมูลที่มีประโยชน์ ซึ่งพร้อมสำหรับการให้บริการเรียกใช้ข้อมูลได้ทุกเวลาที่ผู้ใช้ต้องการ
2.2 การสื่อสาร หมายถึง เครื่องมือที่ช่วยด้านการสรรหาข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ และส่งผ่านข้อมูลมาจัดเก็บในระบบคอมพิวเตอร์ที่เป็นเป้าหมาย เพื่อนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์
2.3 เครือข่ายข้อมูล หมายถึง การเชื่อมโยงข้อมูลภายในระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ โดยการเชื่อมโยงระบบประยุกต์และฐานข้อมูลเข้าด้วยกัน
2.4 การวิเคราะห์ข้อมูล หมายถึง กระบวนการที่ใช้วิเคราะห์และประมวลผลข้อมูลให้อยู่ในรูปของสารสนเทศที่นำมาใช้ในการตัดสินใจได้ทันที
2.5 การพัฒนากลยุทธ์ หมายถึง กระบวนการกำหนดกลยุทธ์ด้านระบบสารสนเทศที่สอดคล้องกับกลยุทธ์ธุรกิจ ตลอดจนสภาพแวดล้อมของธุรกิจ
การจัดการ
1. แนวคิดและความหมาย
การจัดการ คือ กระบวนการประสานงาน เพื่อช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยใช้หลักการวัดผล ดังนี้
ประสิทธิภาพ วัดได้จากทรัพยากรที่ใช้และผลผลิตที่ได้ ถ้าหากใช้ทรัพยากรน้อยและได้ผลผลิตมากกว่าเดิมถือว่ามีประสิทธิภาพ
ประสิทธิผล วัดได้จากความสามารถในการบรรลุเป้าหมายขององค์การในระยะยาว หากองค์การใดสามารถบรรลุทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผล จะถือว่าองค์การนั้นได้รับผลผลิตสูง
สำหรับฟังก์ชันการจัดการ สามารถจำแนกได้ 5 ประการ ดังนี้
1.การวางแผน เกี่ยวข้องกับการกำหนดเป้าหมาย กลยุทธ์ กรอบแนวคิด กระบวนการ ตลอดจนการประสานงานในกิจกรรมต่าง ๆ
2.การจัดองค์การ เป็นการกำหนดกิจกรรมที่จะต้องทำ บุคลากรผู้รับผิดชอบ อำนาจหน้าที่ กลุ่มงาน รวมทั้งสายการบังคับบัญชา
3.การจัดบุคคลเข้าทำงาน เป็นการจัดวางบุคคลให้เหมาะสมกับงานทั้งงานด้านคุณภาพของบุคคลและปริมาณแรงงานที่ต้องการ ตลอดจนการพัฒนาบุคคล
4.การนำ เป็นการสั่งการหรือจูงใจให้ทุกฝ่ายทำงานร่วมกันอย่างเต็มความสามารถ เพื่อบรรลุเป้าหมายและประโยชน์สูงสุดขององค์การ
5.การควบคุม เป็นการกำหนดเกณฑ์ และมาตรฐานงานเพื่อการตรวจสอบและประเมินผลการปฏิบัติงาน
2. ผู้จัดการและผู้บริหาร
ผู้จัดการและผู้บริหาร คือ บุคคลที่ทำงานร่วมกับผู้อื่นโดยเป็นผู้ประสานงานในการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ระหว่างแผนกงาน ทีมงาน และบุคคลภายนอกองค์การมีการจำแนกผู้จัดการและผู้บริหารเป็น 3ระดับ
2.1 ผู้บริหารระดับสูง คือ ผู้ที่ปฏิบัติงานอยู่ส่วนบนสุดของโครงสร้าง โดยรับผิดชอบด้านการจัดการเชิงกลยุทธ์ จัดทำแผนระยะยาวที่กำหนดทิศทาง เป้าหมาย กลยุทธ์ทรัพยากรและนโยบายองค์การ
2.2 ผู้จัดการระดับกลาง คือ ผู้ปฏิบัติงานและรับผิดชอบสำหรับงานด้านการจัดการเชิงกลวิธี จัดทำแผนระยะปานกลางที่สอดคล้องกับแผนกลยุทธ์และควบคุมการปฏิบัติงาน จัดอยู่ในระดับหน่วยธุรกิจ
2.3 ผู้จัดการระดับล่าง คือ ผู้ปฏิบัติงานและรับผิดชอบงานด้านการจัดการเชิงปฏิบัติการ มีหน้าที่ควบคุมดูแลการทำงานของบุคคลผู้ปฏิบัติงาน จัดทำแผนปฏิบัติงานระยะสั้น เน้นสร้างผลงานที่เป็นรูปธรรม
บทบาททั่วไปของผู้จัดการและผู้บริหารทั้ง 3 ระดับ ดังนี้
ระดับที่ 1 ด้านความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
1.การเป็นตัวแทนและภาพลักษณ์ที่เป็นรูปธรรมขององค์การ
2.การเป็นผู้นำองค์การกระตุ้นพนักงานให้ร่วมแรงร่วมใจกับปฏิบัติหน้าที่
3.การประสานงานกับบุคคล หรือกลุ่มบุคคล เพื่อสร้างความราบรื่นด้านการดำเนินงาน
ระดับที่ 2 ด้านข้อมูลข่าวสาร
1. การเป็นตัวกลางด้นการไหลเวียนข่าวสาร และติดตามตรวจสอบข้อมูล
2. การเป็นผู้กระจายข่าวสารให้พนักงานรับทราบ
3. การเป็นโฆษกที่ทำหน้าที่กระจายข่าวสารขององค์การไปสู่ภายนอก
ระดับที่ 3 ด้านการตัดสินใจ
1.การเป็นผู้ประกอบการ โดยการคิดค้นและสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ
2.การเป็นนักแก้ปัญหาให้ลุล่วงไป และเป็นคนกลางคอยตัดสินปัญหา
3.การเป็นผู้จัดสรรทรัพยากรซึ่งมีปริมาณจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด
การตัดสินใจ
1. แนวคิดและความหมาย
การตัดสินใจ คือ กระบวนการที่ใช้แก้ปัญหาที่เกิดจากการดำเนินการด้านต่าง ๆ ของธุรกิจ ตามลำดับขั้นตอน ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 ระบุปัญหาที่ต้องการแก้ไข
ขั้นตอนที่ 2 เลือกวิธีการแก้ปัญหา
ขั้นตอนที่ 3 เก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อสร้างแบบจำลองการตัดสินใจ
ขั้นตอนที่ 4 ระบุทางเลือกที่ได้จากแบบจำลองการตัดสินใจ
ขั้นตอนที่ 5 ประเมินข้อดีและข้อเสียของแต่ละทางเลือก
ขั้นตอนที่ 6 เลือกและปฏิบัติตามแนวทางแก้ปัญหาที่ดีที่สุด
2. แบบจำลองการตัดสินใจและการแก้ปัญหา
Stair and Reynolds (2006, p.455) ได้กล่าวถึง เฮอร์เบิร์ต ไซมอน ว่าเป็นผู้พัฒนาแบบจำลองการตัดสินใจซึ่งเป็นที่ยอมรับทั่วไป โดยแบ่งเป็น 3 ขั้นตอน ในเวลาต่อมา จอร์จฮูเบอร์ ได้ขยายแบบจำลองการตัดสินใจเป็นแบบจำลองการแก้ปัญหา โดยเพิ่มขั้นตอนอีก 2 ขั้นตอน รวมทั้งสิ้น 5 ขั้นตอน ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 ขั้นอัจฉริยะ คือ ขั้นของจำแนกและนิยามถึงปัญหาและโอกาสทางธุรกิจไว้อย่างชัดเจน โดยเก็บรวบรวมข้อมูลที่สัมพันธ์กับสาเหตุและขอบเขตของปัญหา
ขั้นตอนที่ 2 ขั้นออกแบบ คือ ขั้นของการพัฒนาทางเลือกของการแก้ปัญหาที่หลากหลายด้วยวิธีการต่าง ๆ เป็นขั้นการประดิษฐ์ พัฒนา และวิเคราะห์หาชุดปฏิบัติการ โดยอาจใช้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจเป็นเครื่องมือสร้างชุดปฏิบัติการ
ขั้นตอนที่ 3 ขั้นตัวเลือก คือ ใช้เครื่องมือสื่อสาร ช่วยคำนวณค่าใช่จ่ายและติดตามผลของการใช้ชุดปฏิบัติการนั้น และใช้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก
ขั้นตอนที่ 4 ขั้นทำให้เกิดผล คือ ขั้นตอนการนำชุดปฏิบัติการที่เลือกไว้ไปใช้ให้เกิดผลลัพธ์
ขั้นตอนที่ 5 ขั้นกำกับดูแล คือ ขั้นของการประเมินผลชุดปฏิบัติการที่ถูกนำไปใช้โดยผู้ตัดสินใจ และติดตามผลลัพธ์ อีกทั้งยังได้ทราบผลป้อนกลับ
3. การจำแนกประเภท
3.1 การตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง เป็นการตัดสินใจของปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ กันทุกวัน มีลักษณะเป็นงานประจำ สามารถเข้าใจได้ง่าย มักใช้กับการทำงานของผู้จัดการระดับล่าง
3.2 การตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง เป็นการตัดสินใจซึ่งเกี่ยวกับเรื่องที่มักใช้กฎเกณฑ์เพียงบางส่วน จึงต้องอาศัยวิจารณญาณเข้าช่วย ร่วมกับการใช้สารสนเทศช่วยตัดสินใจ มักใช้งานกับผู้จัดการระดับกลาง
3.3 การตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง เป็นการตัดสินใจกับเรื่องที่ไม่ค่อยเกิดขึ้นบ่อยนัก ไม่มีกรอบการทำงาน อาจมีการนำเสนอสารสนเทศบางส่วน มักใช้กับผู้บริหารระดับสูงในองค์การ
4. รูปแบบการตัดสินใจ
4.1 ระดับบุคคล เป็นระดับการตัดสินใจในส่วนการใช้แบบแผนการรับรู้ อธิบายถึงลักษณะนิสัยส่วนบุคคลในการตอบสนองต่อข่าวสาร ซึ่งสามารถเลือกแนวทางปฏิบัติและการประเมินค่าผลที่ตามมาได้ 2รูปแบบ ดังนี้
รูปแบบที่ 1 การตัดสินใจอย่างเป็นระบบ คือ การใช้วิธีศึกษาปัญหาอย่างมีระเบียบแบบแผน โดยทำการเก็บรวบรวมข้อมูล และประเมินค่าข่าวสาร
รูปแบบที่ 2 การตัดสินใจโดยใช้สามัญสำนึก คือ การใช้วิธีการหลาบรูปแบบมาผสมผสานกัน ไม่มีการปะเมินข่าวสารที่รวบรวมได้
4.2 ระดับองค์การ เป็นระดับการตัดสินใจที่ถูกกระทำโดยกลุ่มบุคคลภายในองค์การ ซึ่งให้ความสำคัญกับโครงสร้างและนโยบายเป็นสำคัญ แบ่งได้ 3 รูปแบบ ดังนี้
รูปแบบที่ 1 การตัดสินใจตามรูปแบบราชการ คือ รูปแบบที่ใช้ในองค์การที่ปฏิบัติงานต่อเนื่องมาหลายปีและแบ่งหน่วยงานออกเป็นหลายหน่วยย่อย แต่ละหน่วยจัดการกับปัญหาเฉพาะที่ตนเชี่ยวชาญเท่านั้น
รูปแบบที่ 2 การตัดสินใจตามรูปแบบการปกครอง คือ รูปแบบที่ใช้ในองค์การที่มีการยกอำนาจการปกครองอยู่ในมือบุคคลเพียงไม่กี่บุคคล อาจมีความคิดเห็นที่ขัดแย้งกันสำหรับการตัดสินใจ
รูปแบบที่ 3 การตัดสินใจตามรูปแบบถังขยะ คือ รูปแบบการตัดสินใจที่ไม่ได้อยู่บนพื้นฐานของการใช้เหตุผล มักเกิดขึ้นจากาความบังเอิญ
สารสนเทศเพื่อการจัดการและการตัดสินใจ
ศุภิสราพร สุธาทิพยะรัตน์ ได้ให้นิยามไว้ว่า สารสนเทศเพื่อการจัดการ คือสารสนเทศที่ได้จากการสรุปข้อมูลจากฐานข้อมูลดำเนินงานขององค์การเพื่อให้เห็นภาพรวมและแนวโน้มทางการเงิน การตลาด และการผลิตของบริษัท ซึ่งมีคุณลักษณะที่ดี 7 ประการ คือ
1.สารสนเทศที่ช่วยให้ผู้บริหารทราบสถานการณ์ปัจจุบัน หรือระดับผลงานที่ทำได้
2. สารสนเทศด้านปัญหาจากการดำเนินงานและรายงานด้านโอกาสที่กำลังจะเกิดขึ้น
3. สารสนเทศด้านการเปลี่ยนแปลงที่มักส่งผลให้การดำเนินงานของธุรกิจหยุดชะงัก
4. สารสนเทศเกี่ยวกับแผนงานหรือโครงการใหม่ที่กำลังจะเริ่มต้นในอนาคต
5. สารสนเทศที่แจ้งให้ทราบถึงผลดำเนินงานของธุรกิจ ทั้งในส่วนผลประกอบการ ส่วนแบ่งตลาด และยอดขายในช่วงฤดูกาลต่าง ๆ รวมทั้งผลดำเนินงานที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมาย
6. สารสนเทศภายนอกเกี่ยวกับข้อคิดเห็น คู่แข่ง และการเปลี่ยนแปลงทางการเงิน การตลาด
7. สารสนเทศที่แจกจ่ายออกสู่ภายนอก เพื่อแจ้งให้ผู้ถือหุ้นและผู้สื่อข่าวทราบ
นอกจากนี้ Stair and Reynolds ได้จำแนกประเภทของสารสนเทศเพื่อการจัดการและการตัดสินใจออกเป็น 5 ประเภท ดังนี้
1.รายงานตามกำหนดการ
คือ รายงานที่ผลิตขึ้นตามงวดเวลาหรือตามตารางเวลาที่วางไว้ เช่น การใช้รายงานสรุปรายสัปดาห์ของผู้จัดการผลิต ซึ่งแสดงถึงต้นทุนเงินเดือนทั้งหมด เพื่อผลสำหรับการติดตามและควบคุมต้นทุนค่าแรงและต้นทุนงาน โดยมีการอกกรายงานวันละ 1 ครั้ง
2. รายงานตัวชี้วัดหลัก
คือ รายงานสรุปถึงกิจกรรมวิกฤติของวันก่อนหน้านี้ และใช้เป็นแบบฉบับของการเริ่มต้นกิจกรรมใหม่ ซึ่งจะสรุปถึงระดับสินค้าคงเหลือ กิจกรรมผลิต ปริมาณขาย โดยมักมีการนำเสนอต่อผู้จัดการและผู้บริหาร
3. รายงานตามคำขอ
คือ รายงานที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อนำเสนอสารสนเทศตามที่ผู้ใช้ร้องขอ คือ การผลิตรายงานตามความต้องการของผู้ใช้ เช่น ผู้บริหารต้องการทราบสถานะของผลิตภัณฑ์เฉพาะรายการ
4. รายงานตามยกเว้น
คือ รายงานที่มักมีการผลิตขึ้นอย่างอัตโนมัติ เมื่อเกิดเหตุการณ์ผิดปกติหรือเกิดความต้องการพิเศษทางการจัดการ
5. รายงานเจาะลึกในรายละเอียด
คือ รายงานที่ช่วยสนับสนุนรายละเอียดที่เพิ่มขึ้นภายใต้สถานการณ์หนึ่ง เช่น มองยอดขายรวมของบริษัท แล้วค่อยมองข้อมูลในส่วนที่เป็นรายละเอียด
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ
1. ระบบประมวลผลธุรกรรม
Stair and Reynolds ได้ให้คำจำกัดความไว้ว่า ระบบประมวลผลธุรกรรม หรือ ทีพีเอส คือ ชุดขององค์ประกอบต่าง ๆ เช่น บุคลากร กระบวนการ ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลและอุปกรณ์ ซึ่งถูกรวบรวมไว้อย่างเป็นระบบเพื่อนำมาใช้บันทึกรายการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจอย่างสมบูรณ์แบบ
ระบบพื้นฐานทางธุรกิจ ซึ่งมักถูกพัฒนาเป็นระบบคอมพิวเตอร์ระบบแรก คือ ระบบเงินเดือน สิ่งรับเข้า คือ จำนวนชั่วโมงแรงงานของลูกจ้างในช่วงหนึ่งสัปดาห์ และอัตราการจ้างเงินเดือน สิ่งส่งออก คือ เช็คเงินเดือน ระบบเงินเดือน
2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
Laudon and Laudon ได้ให้นิยามไว้ว่า เป็นระบบที่ใช้สนับสนุนการทำงานของผู้จัดการระดับล่าง และระดับกลางเพื่อการนำเสนอรายงาน ข้อมูลทั่วไป ข้อมูลเฉพาะด้านและข้อมูลในอดีต ซึ่งมุ่งเน้นการตอบสนองความต้องการของบุคลากรภายในองค์การมากกว่าความต้องการของหน่วยงานภายนอกองค์การ
Stair and Reynolds ได้ให้นิยามไว้ว่า เป็นระบบที่พัฒนาขึ้น เพื่อการนำเสนอสารสนเทศประจำวันต่อผู้จัดการและผู้ตัดสินใจในหน้าที่งานต่าง ๆ จุดมุ่งหมาย คือ ประสิทธิภาพเบื้องต้นของการดำเนินงานด้านการตลาด การผลิต การเงินที่มีการเชื่อมโยงข้อมูลในฐานข้อมูลรวมขององค์การ
3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
3.1 แนวคิดและความหมาย
Stair and Reynolds ได้ให้นิยามไว้ว่า ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ หรือ ดีเอสเอส เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้สนับสนุนการตัดสินใจสำหรับการแก้ปัญหาเฉพาะเรื่อง จุดมุ่งหมาย คือ การตัดสินใจอย่างมีประสิทธิผล โดยเอ็มไอเอสจะให้การสนับสนุนองค์การทำสิ่งต่าง ๆ ให้ถูกต้อง
Turban et al ได้ให้นิยามไว้ว่า คือ ระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของการใช้คอมพิวเตอร์ ซึ่งมีการเก็บรวบรวมตัวแบบและข้อมูลเข้าด้วยกัน เพื่อแก้ปัญหากึ่งโครงสร้างและปัญหาไม่มีโครงสร้าง ซึ่งมักครอบคลุมการตัดสินใจของผู้ใช้ และเป็นระบบที่แสดงถึงแนวโน้มหรือปรัชญามากกว่าหลักการที่ถูกต้องแม่นยำ
เหตุผลของการใช้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ มีดังนี้
1. ผู้บริหารเกิดความต้องการสารสนเทศใหม่ ๆ ที่มีความถูกต้องแม่นยำอย่างรวดเร็ว
2. การดำเนินธุรกิจ ภายใต้สภาวการณ์ทางเศรษฐกิจที่ไม่มีเสถียรภาพ
3. หน่วยงานระบบสารสนเทศ ยังขาดฟังก์ชันด้านการวิเคราะห์ธุรกิจ ซึ่งจำเป็นต่อการบริหารและตัดสินใจ
4. เกิดจากความเคลื่อนไหวของคอมพิวเตอร์ด้านผู้ใช้ขั้นปลาย
3.2 สมรรถภาพของระบบ
1. สามารถใช้ดีเอสเอสได้ในทุกระดับชั้นของผู้บริหารไม่ว่าจะเป็นการตัดสินใจรายบุคคลหรือรายกลุ่มก็ตาม มักใช้กับปัญหากึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง
2. สามารถใช้ดีเอสเอสได้ ทั้งในส่วนการตัดสินใจเชิงสัมพันธ์และเชิงลำดับ
3. สามารถใช้ดีเอสเอสได้ทุก ๆ ระยะของกระบวนการตัดสินใจ
4. ผู้ใช้สามารถปรับระบบให้เหมาะสมกับการใช้งานภายใต้เวลาและสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง
5. ระบบที่ใช้มักง่ายต่อการสร้าง และสามารถใช้ได้หลายกรณี
6. ระบบที่ใช้จะช่วยสนับสนุนการเรียนรู้ และการกลั่นกรองระบบประยุกต์ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
7. ระบบที่ใช้ประกอบด้วยตัวแบบเชิงปริมาณที่เป็นประโยชน์ต่อการวิเคราะห์ข้อมูล
8. ระบบดีเอสเอสชั้นสูง มักถูกใช้เครื่องมือภายใต้การจัดการความรู้
9. ระบบอาจถูกแพร่กระจายการใช้งานผ่านเว็บ
10. ระบบอาจถูกใช้สนับสนุนการปฏิบัติ ด้านการวิเคราะห์ความไว
3.3 ลักษณะเฉพาะของระบบ
3.3.1 การวิเคราะห์ความไว คือ การศึกษาผลกระทบของการใช้ตัวแบบในส่วนต่าง ๆ ของระบบ ที่สามารถตรวจสอบผลกระทบด้านการเปลี่ยนแปลงของตัวแปรนำเข้าที่มีต่อตัวแปรซึ่งเป็นผลลัพธ์ของการตัดสินใจ
3.3.2 การค้นหาเป้าหมาย คือ กระบวนการกำหนดข้อมูลที่เป็นปัญหาซึ่งต้องการคำตอบของการแก้ปัญหานั้น
3.3.3 การจำลอง โดยทำการสำเนาลักษณะเฉพาะของระบบจริง เช่น จำนวนครั้งของการซ่อมแซมส่วนประกอบของกุญแจ จะต้องคำนวณเพื่อกำหนดผลกระทบต่อจำนวนผลิตภัณฑ์ซึ่งสามารถผลิตได้ในแต่ละวัน
3.4 โครงสร้างและส่วนประกอบของระบบ
3.4.1 ระบบจัดการข้อมูล ข้อมูลที่ไหลเวียนจากหลาย ๆ แหล่ง และถูกนำมาสกัดเป็นข้อมูลเพื่อเข้าสู่ฐานข้อมูลของดีเอสเอส หรือโกดังข้องมูล
3.4.2 ระบบจัดการตัวแบบ โดยมักใช้ตัวแบบเชิงปริมาณสำหรับซอฟต์แวร์มาตรฐานด้านการเงิน สถิติ และวิทยาการจัดการ
3.4.3 ส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ ครอบคลุมถึงการสื่อสาระหว่างผู้ใช้ระบบในบางระบบที่ถูกพัฒนาอย่างชำนาญการ เช่น ความง่ายของการโต้ตอบกับระบบจะช่วยสนับสนุนให้ผู้จัดการและพนักขายเต็มใจใช้ระบบ
3.4.4 ผู้ใช้ขั้นปลาย คือ บุคคลผู้ซึ่งเผชิญหน้ากับปัญหาหรือการตัดสินใจ คือ ผู้จัดการหรือผู้ตัดสินใจนั่นเอง
3.4.5 ระบบจัดการความรู้ ใช้สำหรับการแก้ปัญหากึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง ซึ่งต้องการความรู้ความชำนาญมาช่วยหาคำตอบของปัญหาเหล่านั้น
3.5 กระบวนการทำงาน
ส่วนประกอบของดีเอสเอส คือ ซอฟต์แวร์ทั้งหมดที่ทำงานบนพื้นฐานของฮาร์ดแวร์มาตรฐาน เช่น มัลติมีเดีย โดยอาจใช้เครื่องมือ เช่น แผ่นตารางทำการ
4. ระบบสนับสนุนผู้บริหาร
4.1 วิสัยทัศน์ อีเอสเอส คือ รูปแบบพิเศษของระบบที่ใช้เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ของผู้บริหารระดับสูง ตลอดจนการใช้เป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์ปัญหาด้านต่าง ๆ
4.2 คุณลักษณะ อีเอสเอสมักจะประกอบด้วยคุณลักษณะทั่วไป ดังนี้
1. เป็นระบบเชิงโต้ตอบที่ถูกสั่งทำโดยผู้บริหารรายบุคคล
2. เป็นระบบที่ไม่ซับซ้อน ง่ายต่อการเรียนรู้และการใช้งาน
3. เป็นระบบที่มีความสามารถเจาะลึกในรายละเอียดของแหล่งข้อมูล
4. เป็นระบบที่สนับสนุนความต้องการข้อมูลภายนอกองค์การ
5. เป็นระบบสนับสนุนการตัดสินใจภายใต้สภาวการณ์ที่ไม่แน่นอน
6. เป็นระบบที่ใช้กำหนดทิศทางในอนาคตขององค์การ
7. เป็นระบบที่ถูกเชื่อมโยงด้วยมูลค่าเพิ่มของกระบวนการทางธุรกิจ
4.3 สมรรถภาพของระบบ
4.3.1 การสนับสนุนด้านการกำหนดวิสัยทัศน์ขององค์การ เป็นงานหลักที่สำคัญของผู้บริหารระดับสูง
4.3.2 การสนับสนุนด้านการวางแผนกลยุทธ์ โดยใช้เครื่องมือกำหนดวัตถุประสงค์ระยะยาว วิเคราะห์จุดแข็งและจุดอ่อนขององค์การ
4.3.3 การสนับสนุนด้านการจัดการองค์การ และการจัดคนเข้าทำงาน ใช้วิเคราะห์ผลกระทบต่อการตัดสินใจด้านการจัดคนเข้าทำงาน การยกระดับการจ่ายเงินเดือน
4.3.4 การสนับสนุนด้านการควบคุมกลยุทธ์ เป็นเครื่องมือด้านการติดตามดูแลการดำเนินงานในภาพรวมขององค์การ การแสวงหาเป้าหมาย การจัดสรรทรัพยากร
4.3.5 การสนับสนุนด้านการจัดการเชิงวิกฤติ โดยองค์การอาจต้องเผชิญหน้ากับวิกฤติต่าง ๆ เช่น วิกฤติเศรษฐกิจ การเกิดพายุ น้ำท่วม เป็นต้น
เทคโนโลยีทางการจัดการ
1. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจกลุ่ม
Turban et al. ได้ให้นิยามว่า คือ ระบบพื้นฐานของการใช้คอมพิวเตอร์เชิงโต้ตอบ ที่อำนวยความสะดวกด้านการค้นหาคำตอบของปัญหากึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง ถูกนำมาใช้โดยกลุ่มตัดสินใจที่มุ่งเน้นการสนับสนุนกระบวนการตัดสินใจ
Stair and Reynolds ได้ระบุคุณลักษณะสำคัญของจีดีเอสเอส ซึ่งจะนำมาลบล้างการปฏิบัติหน้าที่ของกลุ่มร่วมงานที่มักเกิดความขัดแย้งของกระบวนการกลุ่ม ดังนี้
1. การไม่ระบุชื่อผู้นำเข้าข้อมูล
2. การลดพฤติกรรมกลุ่มด้านการคัดค้าน
3. การสื่อสารทางขนานตามวัฒนธรรมการประชุมแบบเดิม
2.ห้องตัดสินใจ
เป็นสถานการณ์ในอุดมคติ ซึ่งถูกติดตั้งในอาคารเดียวกันกับผู้ตัดสินใจหรือในพื้นที่ภูมิศาสตร์เดียวกัน และผู้ตัดสินใจ คือ ผู้ใช้เฉพาะกาลของจีดีเอสเอส โดยอีกทางเลือกหนึ่งของห้องตัดสินใจ คือ การรวมส่วนประกอบของระบบโต้ตอบด้วยวาจาแบบเผชิญหน้า ด้วยการรวมตัวของกลุ่มเทคโนโลยี
3. ปัญญาประดิษฐ์
Stair and Reynolds ได้ระบุไว้ว่า ปัญญาประดิษฐ์ จะประกอบด้วยสาขาย่อย เช่น วิทยาการหุ่นยนต์ ระบบภาพ การประมวลภาษาธรรมชาติ โครงข่ายประสาท ระบบการเรียนรู้ รวมทั้งระบบผู้เชี่ยวชาญ
4. ระบบผู้เชี่ยวชาญ
คือ ระบบคอมพิวเตอร์ที่สามารถแนะนำและกระทำการ ดังเช่น ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะสาขานั้น ๆ มูลค่าพิเศษของระบบผู้เชี่ยวชาญ คือ การให้เครื่องมือในการจับและใช้ความรอบรู้ของผู้เชี่ยวชาญหรือผู้เชี่ยวชาญพิเศษ รวมทั้งใช้ในด้านการติดตามงานระบบงานที่ซับซ้อน เพื่อการบรรลุด้านมูลค่าเพิ่มหรือรายได้ที่เหมาะสมซึ่งจะถูกบรรจุไว้ภายในฐานความรู้
5. ความเป็นจริงเสมือน
คือ การจำลองความจริงและสภาพแวดล้อมที่ถูกคาดการณ์ขึ้นด้วยแบบจำลอง 3 มิติ Stair and Reynolds ได้กล่าวถึง โลกเสมือน คือ การแสดงระดับเต็มที่สัมพันธ์กับขนาดของมนุษย์ โดยการติดตั้งรูปแบบ 3 มิติ สำหรับอุปกรณ์รับเข้าของความเป็นจริงเสมือนที่หลากหลาย เช่น จอภาพบนศีรษะ ถุงมือข้อมูล ก้านควบคุม และคทามือถือที่เป็นตัวนำทางผู้ใช้ผ่ายสิ่งแวดล้อมเสมือน
